Stutt tímastjórnunar ráð

10. desember 2009

Hér eru örfá örstutt tímastjórnunarráð fyrir þá sem eru á fleygji ferð um netið!!!

  • Greindu á milli áríðandi verkefna og lífsnauðsynlegrar verkefna. Þessi áríðandi verkefni eru kannski stöðugt að pirra þig, en þú verður stundum að einbeita þér algjörlega að hinum lífsnauðsynlegu verkefnum. 
  • Lykillinn er að forgangsraða ekki því sem er á dagskránni heldur að skipuleggja forgangsatriðin!
  • Fylgstu með dögunum þínum í 15 mínútna hlutum og gerðu þetta í 2 vikur. Kannaðu síðan hvernig þú raunverulega notar daginn þinn! 
  • Lærðu að segja „NEI“ við verkefnið, og áttaðu þig á að þú ert ekkert endilega að segja NEI við persónuna!
  • Það eru 1.440 mínútur í degi hverjum og það eru 29020 dagar í 80 ára lífinu. Taktu stjórnina í lífinu og notaðu árið til að gera það sem þú vilt gera!

Þorðu að hægja á þér!

19. nóvember 2009

clock1.  Gerðu þér auðvelt að byrja.

Við eigum yfirleitt ekki erfitt með að klára verkefnin, heldur vandamálið er að byrja á þeim. Reyndu að brjóta verkefnin í minni verkefni til þess að þú treystir þér frekar á að byrja á þeim!

2. Gerðu verkefnalista (To-Do-list) daglega

Ef þú veist ekki hvað þú átt að vinna að, hvernig geturðu þá skipulagt tímann þinn í kringum vinnuna? Sumir handskrifa listann því að það sýnir aukna skuldbindingu ef þú endurhandskrifar sama atriðið nokkra daga í röð þangað til að verkefnið klárast. Aðrir nýta sér hugbúnað sem getur leikið sér með listann og breytt honum fram og tilbaka, brotið hann niður o.s.frv.

3. Þorðu að hægja á þér.

Mundu að góður tímastjórnandi bregst stundum hægar við hlutunum heldur en slæmur tímastjórnandi myndi gera. T.d. myndi einhver sem að vinnur við mjög mikilvægt verkefni ekki svara tölvupóstum samhliða vinnunni. Sum verkefni eru nefnilega augljóslega mikilvægari en að flokka tölvupóst. Og við vitum þetta öll innst inni. Það sem við þurfum að gera er að átta okkur á því að sum verkefni krefjast meiri einbeitingu og hægari vinnubrögð en önnur. Tímastjórnun snýst nefnilega ekki um að flýta sér að gera hlutina, heldur að vanda til verksins og stjórna nýtingu tímans!


3 Tímastjórnunar og skipulags – ráð í viðbót!

22. október 2009

clock1. Skoðaðu tölvupóstinn á ákveðnum tímum
Það er ekki skynsamlegt að lesa og svara hverjum tölvupósti þegar hann kemur. Bara vegna eþss að einhver sendi þér póst sem þú færð nánast samstundis, þýðir ekki að þú þurfir að svara honum samstundis. Fólk vill svar innan eðlilegs fyrirsjáanlegs tíma, en ekki endilega svar samstundis. Þannig að svo lengi sem fólk veit hversu langan tíma það tekur þig venjulega að svara og svo lengi sem það veit hvernig á að ná í þig í neyðartilfellum þá geturðu svarað flestum tölvupóstum á fyrirframákveðnum tímum dags. Taktu t.a.m. frá 15-30 mínútur tvisvar á dag til að skoða tölvupóstinn, en láttu hann þess á milli vera.

2. Hafðu skipulag á vefsíðum
Notaðu t.a.m. þjónustu eins og del.icio.us til að fylgjast með vefsíðum. Í staðinn fyrir að hafa punkta og hugmyndir af handahófi um hvaða staði þú vilt skoða, geturðu vistað þessar vefsíður á einum stað og leitað og deilt þessum lista auðveldlega.

3. Áttaðu þig á því hvenær þú vinnur best.
Reyndu að skipuleggja hlutina sem þú vinnur að á tímum þar sem að þú ert hvað virkastur og hressastur. Hver einstaklingur hefur mismunandi hápunkt, sumir vinna best á morgnanna, aðrir um miðjan dag og enn aðrir á kvöldin. Fylgstu með hvernig þú vinnur á mismunandi tímum dags til að átta þig á þínum besta tíma. Reyndu síðan að skipuleggja þig þannig að hápunktur dagsins sé notaður fyrir mikilvægustu verkefnin.


Tímastjórnun – 3 punktar!

24. september 2009

inbox1. Ekki skilja e-mail-in eftir í „póstkassanum“ (e. Inbox-inu)
Hæfileikinn til að flokka með hraði og búa til aðgerð úr nýfengnum upplýsingum er einn sá mikilvægasti í atvinnulífinu í dag. Flokkaðu e-mailin sem þú færð í mismunandi flokka. Ef að skilaboðin þarfnast meiri tíma, færðu þau þá yfir á „To-Do“ listann þinn. Ef að um er að ræða einhverskonar tilvísunarskjal, prentaðu það þá út. Ef að um er að ræða fund, skelltu honum þá yfir á dagatalið. Aðalmálið – gerðu eitthvað um leið og þú hefur lesið e-mailið!

2. Viðurkenndu að það er slæmt að gera margt í einu.
Fyrir fólkið sem aldist ekki upp við sjónvarpsgláp, skrifandi textaskilaboð og læra heima á sama tíma þá getur það verið stórhættulegt að gera margt í einu. En hvort sem þú aldist upp við þetta eða ekki að þá minnkar það framleiðnina þegar þú reynir að framkvæma marga hluti í einu eða „multitaska“ eins og kaninn segir.  Tvítugur einstaklingur finnur minna fyrir þrýstingi eða streytu þegar spjótin beinast úr öllum áttum, en unga fólkið nær engu að síður minni árangri en ef það myndi einbeita sér að einu verkefni í einu.

3. Gerðu það mikilvægasta fyrst!
Á morgnanna, áður en þú skoðar tölvupóstinn, skaltu setjast niður og eyða klukkutíma í að ljúka mikilvægasta verkefninu á verkefnislistanum þínum Þetta er frábær hugmynd því jafnvel þó þú náir ekki að ljúka þessu mikilvæga verkefni á þessum fyrsta klukkutíma dagsins, þá eru mun meiri líkur á að þú kíkjir á það og haldir áfram með það seinna um daginn, ef að þú hefur nú þegar hafist handa. Þetta virkar náttúrulega best ef að þú hefur skipulagt þig kvöldinu áður þannig að þú vitir það fyrirfram hvað sé mikilvægasta verkefni dagsins.